PEMBUATAN LAPORAN

Pengertian Laporan

Laporan dalam bahasa Inggris "report" berasal dari bahasa Latin "portare" yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan (prefix) "re" berarti kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis. Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. (Soetrisno dan Renaldi, Brisma : 121)

Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.

Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut:

a. mengatasi masalah;

b. mengambil keputusan;

c. mengetahui perkembangan/kemajuan;

d. mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan;

e. menemukan teknik-teknik baru

 

Syarat-Syarat Laporan yang baik

1. Laporan Harus Benar dan Obyektif

Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apa-pun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Di samping itu, agar laporan dapat memenuhi fungsinya, maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran obyektivitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima.

 

2. Laporan Harus Jelas dan Cermat

Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan, serta menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi, maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam laporan.

Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya, maka orang lainpun akan lebih tidak mengerti. Oleh karena itu, si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan, maka hal ini akan menjamin kualitas laporan.

 

3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan, terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan katakata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.

 

4. Laporan Harus Lengkap

Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.

Laporan yang lengkap harus:

a.  mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;

b.  uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;

c.  disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.

 

Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.

 

5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten

Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah/persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang lainya.

Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus.

 

6. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya

Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan di sampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.

 

7. Laporan Harus Tepat Penerimanya

Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi, maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

a.    benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;

b.    harus mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, di samping ia harus pula analitis, kooperatif, dan "Open minded";

c.    harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;

d.    dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana, jelas serta mudah dimengerti.

 

Peranan Laporan dalam "administrative communication"

Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis yaitu sebagai berikut.

a. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian

Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan.

 

b. Penyampaian Informasi

Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi.

 

c. Bahan Pengambilan Keputusan

Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi.

 

d. Alat Pembina Kerja Sama

Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik.

 

e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan

Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.

 

Jenis Dan Bentuk Laporan

            Berbicara mengenai laporan, dapat digolongkan menurut :

a. Maksud Pelaporan

1)  Laporan informatif, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

2)   Laporan rekomendasi yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

4)    Laporan analitis yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

5)   Laporan Pertanggungjawaban yaitu di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)

6)   Laporan Kelayakan (feasibility report) yaitu pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

 

b. Berdasarkan Cara Penyampaian

Jika dilihat dari segi cara penyampaian, laporan dalam diklasifikasikan menjadi 3, yaitu :

1)    Laporan Lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelapor mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting diperhatikan bahwa menyampaikan laporan melalui telepon, menurut etika perkantoran dianggap kurang sopan. Laporan lisan disampaikan bila hal-hal yang dilaporkan hanya bersifat informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail, serta hal-hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh yang fatal. Salah satu kelemahan dari laporan lisan adalah adanya ketidakleluasaan untuk mengungkapkan isi laporan, baik karena waktu terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap pimpinan.

 

2)    Laporan Tertulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya diketik di komputer, yang memberikn  keleluasaan penggunaa data yang menukung dalam bentuk diagram maupun gambar yang mendukung isi laporan. Mengenai berapa banyak yang akan dilaporkan tergantung pada kebutuhan, apakah laporan dapat dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan secara mendalam. Laporan ini bisa berbentuk laporan formal atau informal. Melalui laporan tertulis diharapkan informasi yang disajikan lebih terstruktur disertai dengan analisis yang mendalam.

 

3)    Laporan Visual

Laporan visual merupakan merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini bisa kita temui pada berita yang ditayangkan dalam televisi atau film dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian tertentu sehingga membutuhkan biaya yang relatif lebih besar.

 

c. Berasarkan Waktu Penyampaian   

Jika dilihat dari segi cara penyampaian, laporan dalam diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1)    Laporan Rutin

Laporan ini sering pula disebut sebagai laporan berkala atau periodik. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulan. Laporan ini biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan unit organisasi atau tugas individu dalam organisasi.

 

2)    Laporan Isidental

Laporan isidental merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal secara tetap. Laporan ini disusun biala ada sesuatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak.

 

d. Berasarkan Bentuk

Jika dilihat dari segi cara penyampaian, laporan dalam diklasifikasikan menjadi 3 , yaitu :

1)    Laporan berbentuk surat

Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi yang terbatas, biasanya hanya poin-poin terpenting saja yang perlu ditulis di dalamnya.

 

2)    laporan berbentuk formulir

laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tetap. Dengan emikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penilaian suatu hasil kerja, dan laporan produksi unit kerja.

 

3)    Laporan berbentuk karangan atau naskah

Laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya skripsi atau thesis maupun disertasi.

 

e. Berdasarkan Sifat penyajian

Jika dilihat dari segi cara penyampaian, laporan dalam diklasifikasikan menjadi 2 , yaitu :

1)    Laporan Informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat yang dibuat dengan tidak mengikuti atauran pembuatan laporan pada umumnya. Pembuat laporan dapat membuat bentuk yang sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering tanpa disertai dokumen-dokumen yang mendukung materi laporan.

 

2)    Laporan Formal

Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi dalam pembuatan laopran dan didukung oleh dokumen-dokumen resmi. Salah satu hal yang paling penting diperhatikan adalah pembuat laporan harus mampu menginterpretasikan data dengan benar. Kekeliruan dalam menginterpretasikan data akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan atau rekomendasi. Dalam pembuatan kesimpulan, unsur subektivitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan objektif.