Teknologi Perkantoran

Perkembangan teknologi digital di era modern memiliki sumbangsih yang sangat besar sekaligus berperan penting dalam kehidupan masyarakat, termasuk dunia perkantoran. Semenjak teknologi hadir dan berkembang di masyarakat, industri perkantoran pun turut merasakan imbas positifnya.

Semenjak mengenal teknologi, kini industri perkantoran dapat bekerja dengan lebih cepat, mudah praktis dan lebih hemat biaya dibandingkan dengan zaman perkantoran tradisional.

Mengetahui peranan teknologi perkantoran pun menjadi hal yang wajib untuk dicermati, khususnya jika kita hendak membuat sebuah kantor sendiri.

Jangan sampai aktivitas atau kehidupan perkantoran kita menjadi tidak praktis dan optimal hanya karena kita tidak mengetahui tata cara pemanfaatan teknologi perkantoran.

Istilah teknologi perkantoran mungkin masih terdengar baru dan asing di telinga sebagian masyarakat. Meskipun demikian, definisi dari teknologi perkantoran sesungguhnya cukup mudah untuk dipahami. Adapun pengertian sederhana dari teknologi perkantoran adalah jenis teknologi yang dimanfaatkan untuk mendukung jalannya sistem kerja dari sebuah kantor.

Ada banyak sekali manfaat dan kegunaan dari penerapan teknologi perkantoran. Beberapa manfaat dan kegunaan dari teknologi perkantoran yang sering digunakan contohnya seperti untuk melaksanakan proses menghimpun, menyimpan, mengirimkan, mengelola, memperbanyak ataupun mencatat semua data penting di kantor.

Dengan adanya teknologi ini, maka seluruh pekerjaan akan lebih mudah dan cepat diselesaikan. Selain itu, teknologi perkantoran pun dapat menjadikan aktivitas perkantoran Anda menjadi lebih mudah dan efisien dari segi biaya. kita akan melihat lebih banyak tentang manfaat teknologi perkantoran di bagian selanjutnya pada artikel kali ini.

Secara umum, teknologi perkantoran diterapkan dengan cara yang sama. Namun masih ada hal-hal yang bisa membedakan penerapan dari teknologi perkantoran di setiap instansi. hal-hal tersebut tidak lain merupakan kebijakan yang dimiliki oleh setiap perusahaan atau instansi yang memilih untuk menggunakan teknologi sebagai alat bantu menyelesaikan pekerjaannya.

Nantinya, teknologi yang dipilih untuk diterapkan pasti akan disesuaikan dengan kebijakan yang berlaku di kantor tersebut. Tujuannya tentu agar pengaplikasian teknologi perkantoran dapat berjalan sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan oleh pelaku bisnis yang bersangkutan.

Sistem kerja kantor yang harmonis seperti ini pun nantinnya bisa mendukung peningkatan efektivitas dan produktivitas dari sebuah perusahaan. Ingin tahu lebih lanjut seputar seluk beluk teknologi perkantoran?

Pengertian Teknologi Perkantoran

Seiring perkembang zaman, teknologi semakin terus dikembangkan untuk berbagai kebutuhan di masyarakat, seperti pembayaran, perkantoran, aplikasi dan lain sebagainya. Perkembangan teknologi biasanya disertai dengan semakin meningkatnya dukungan terhadap berbagai aspek kehidupan di masyarakat.

Pun teknologi juga semakin digemari oleh masyarakat sebab mampu menjadi solusi terbaik sekaligus meringankan beban kerja harian setiap orang. Alhasil, tidaklah mengherankan jika saat ini, khususnya di era teknologi modern, masyarakat kekinian sangat akrab dengan yang namanya teknologi perkantoran.

Mungkin ada sebagian dari Anda yang masih belum familiar dengan istilah teknologi perkantoran ini. Namun sesungguhnya, teknologi perkantoran bukanlah hal yang baru. Mungkin kantor tempat Anda bekerja saat ini pun sudah menerapkan teknologi perkantoran itu sendiri, meskipun Anda bisa jadi tidak sedang menyadarinya.

Teknologi perkantoran menjadi salah satu hal wajib yang harus dimiliki oleh semua perusahaan jika mereka ingin mampu bekerja secara lebih optimal sekaligus efisien. Teknologi perkantoran pun hadir sebagai jawaban atas beragam kendala para karyawan saat berhadapan dengan tugas-tugas dan tumpukan pekerjaan mereka di kantor.

Dengan adanya teknologi, maka seluruh data bisa dihimpun dan dikelola dengan lebih baik dan lebih irit waktu serta tenaga. Peranan lain dari teknologi pun ikut mempermudah kita memantau perkembangan bisnis melalui hasil pengelolaan data yang sudah terstruktur dan akurat oleh kecerdasan komputer.

Namun yang perlu diketahui adalah setiap pengguna yang menerapkan teknologi perkantoran harus memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang hal tersebut. Pengguna jelas akan mengalami kesulitan jika tidak memahami sistem kerja dari teknologi yang diterapkan di kantornya dengan baik.

Sebab pada penerapannya, teknologi perkantoran masih belum bisa bekerja sendiri secara otomatis meskipun sudah dilengkapi dengan beragam fitur-fitur canggih. Oleh sebab itu, perangkat teknologi perkantoran masih tetap membutuhkan bantuan sumber daya manusia pengguna untuk melakukan pengecekan dan verifikasi.

Ibaratnya seperti saat Anda dihadapkan dengan penggunaan komputer untuk bekerja di kantor. Anggaplah Anda tidak bisa atau tidak mengetahui sama sekali apa itu komputer dan bagaimana cara mengoperasikannya. Padahal penggunaan komputer tentunya dapat sangat mempermudah pekerjaan Anda di kantor.

Akan tetapi, karena Anda tidak mengetahui sama sekali bagaimana cara mengoperasikan komputer, maka Anda tidak dapat menggunakan perangkat bantuan teknologi tersebut untuk bekerja, bukan?

Ketidaktahuan atau ketidakmahiran pengguna dalam memakai teknologi perkantoran pun dapat berujung menjadi suatu hal yang fatal. Andai kata pengguna melakukan kesalahan dalam penggunaan teknologi perkantoran saat bekerja, semisal dalam proses input data, maka data yang diterima oleh sistem juga akan menghasilkan output atau hasil analisa yang keliru.

Input keliru inilah yang sering membuat sistem teknologi perkantoran tidak mampu memberikan data yang akurat. Seringkali, kesalahan ini berujung pada sistem error yang disampaikan oleh mesin ke pengguna.

Indikasi sinyal error dari teknologi ini dapat dikatakan sebagai sebuah bentuk penolakan perintah yang tidak dipahami oleh teknologi, atau tidak sesuai batasan yang sudah diatur sebelumnya.

Dengan sistem kerja teknologi ini pun, Anda bisa mencari kesalahan dalam proses kerja di kantor dengan cepat. Hal ini dilakukan tentunya dengan tujuan agar Anda bisa segera mendapatkan solusi yang tepat untuk masalah yang terjadi.

Selain itu, pengaplikasian teknologi perkantoran juga akan sangat mempengaruhi keputusan dan manajemen dari sebuah bisnis. Dengan melakukan pengolahan data dan mendapatkan hasil analisis data yang sesuai, maka selanjutnya kita bisa menentukan strategi baru untuk bisa meningkatkan bisnis agar lebih berkembang di pasaran.

Berdasarkan pemaparan di atas, dapatkah kini Anda menyimpulkan apa itu teknologi perkantoran? Teknologi perkantoran adalah perangkat-perangkat berbasis teknologi yang dapat digunakan untuk memperlancar dan mempermudah kinerja para karyawan di kantor.

Adapula definisi lain yakni teknologi perkantoran adalah alat bantu IT yang dapat mengoptimalkan kinerja semua elemen dalam perusahaan, sehingga bisnis Anda dapat mencapai target dengan lebih mudah, optimal serta efisien dari segi waktu biaya dan tenaga manusia.

Dengan kata lain, penerapan teknologi perkantoran sangat direkomendasikan jika Anda ingin bisnis dapat berjalan dengan lebih mudah dan optimal. Untuk Anda yang masih belum begitu mendapatkan bayangan terkait konsep kerja teknologi perkantoran, maka Anda bisa lanjut membaca poin bahasan berikutnya.

Konsep Kerja Teknologi Perkantoran

Anda sudah mengetahui apa itu teknologi perkantoran serta beberapa manfaatnya untuk melancarkan sistem kerja atau operasional dari perusahaan Anda. Namun bagaimana dengan konsep kerja dari teknologi perkantoran itu sendiri? Berikut ini kami sudah menyiapkan penjelasannya.

Adapun konsep kerja utama dari teknologi perkantoran adalah untuk mempermudah mayoritas pekerjaan yang ada di kantor atau perusahaan Anda. Bagaimana cara untuk mempermudah pekerjaan tersebut? Jawabannya kembali lagi yakni menggunakan peranan teknologi.

Peralatan-peralatan teknologi menjadi sarana penting untuk menjaga agar prosedur kerja di kantor bisa berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan dan harapan.

Hal ini tentunya penting serta sangat diperlukan agar seluruh data yang dibuat sebuah perusahaan dapat dikelola dengan cepat dan akurat. Ketika kita menjalankan sebuah bisnis, tentunya keuntungan adalah tujuan utama yang ingin kita capai. Sebuah bisnis baru dapat dikatakan berhasil apabila bisa meraih keuntungan yang besar atas penjualan mereka.

Kemudian pertanyaan pentingnya terletak pada “bagaimana cara perusahaan Anda bisa berhasil meraih keuntungan yang besar tersebut?”

Jawabannya tentu adalah dengan mengharuskan Anda menggunakan teknologi yang mendukung kinerja kantor alias teknologi perkantoran! Jika Anda tidak menggunakan bantuan teknologi dalam bekerja maka bisa saja Anda merasa kebingungan dalam mengelola data yang masuk dan keluar.

Dengan adanya teknologi ini, maka mayoritas pekerjaan di kantor Anda akan berjalan dengan lebih sederhana dan mudah untuk oleh setiap elemen sumber daya manusia yang terlibat baik, dari level manager, supervisor hingga para karyawan. Pengaplikasian teknologi juga memungkinkan Anda untuk menyimpan banyak data sekaligus dengan lebih aman, rapi dan terstruktur.

Data-data perusahaan yang tersimpan biasanya akan berada dalam sebuah server. Untuk mengambil data dengan kondisi-kondisi tertentu, maka Anda membutuhkan sintaks khusus agar bisa mendapatkan data yang sesuai dengan kebutuhan.

Sistematika ini jelas akan lebih memudahkan Anda untuk melihat perkembangan bisnis dan mengetahui berapa keuntungan yang didapatkan dalam kurun waktu tertentu.

Selain itu, data-data perusahaan Anda tidak akan mudah dicuri oleh oknum tak bertanggung jawab, sebab penyimpanan data dalam server umumnya telah diproduksi atau dilindungi menggunakan sistem keamanan tertentu.

Plus, akses menuju data-data di server perusahaan biasanya hanya akan dipegang oleh orang-orang tertentu saja. Dengan begini, data-data di perusahaan Anda dapat menjadi jauh lebih aman dan rahasia.

Seperti itulah kurang lebih konsep dari pengaplikasian teknologi perkantoran di kehidupan nyata. Sekali lagi, pada intinya, penggunaan teknologi untuk kehidupan perkantoran hanya dimaksudkan untuk mempermudah sekaligus memaksimalkan jalannya pekerjaan bisnis Anda sendiri.

Selain beberapa keuntungan yang telah dijelaskan sebelumnya, sesungguhnya masih ada jauh lebih banyak manfaat dari penerapan teknologi perkantoran ini. Penasaran ingin tahu apa saja manfaat penggunaan teknologi untuk menunjang kehidupan perkantoran Anda? Jawabannya sudah tersedia lengkap di pembahasan selanjutnya.

Manfaat Penerapan Teknologi Perkantoran

Seperti yang sudah dijelaskan dan Anda pahami, teknologi perkantoran memiliki peranan yang penting bagi perusahaan, sehingga harus diterapkan dengan baik. Berbagai manfaat bisa diberikan oleh teknologi ini untuk bisa mendukung sistem yang sedang dijalankan.

Untuk lebih memahami apa-apa saja manfaat yang dimaksud, mari simak beberapa manfaat penerapan teknologi untuk sistem kantor berikut ini! Dengan memahami manfaat penerapan teknologi perkantoran, maka kita bisa mulai memanfaatkan teknologi yang ada dengan lebih baik.

Pendukung Agar Sistem Kantor Berjalan Lebih Efektif

Manfaat pertama adalah teknologi sebagai alat bantu atau pendukung agar sistem kantor dapat berjalan dengan lebih efektif. Seperti yang Anda sudah pahami dengan baik, bahwa sebuah kantor merupakan tempat yang digunakan untuk menjalankan sebuah apapun jenisnya. Oleh sebab itu sebuah kantor harus memiliki organisasi yang baik agar bisa melakukan pekerjaan dengan baik.

Kemudian, sebuah kantor pun harus bisa mengontrol sumber daya manusia yang dimilikinya agar mampu berkembang menjadi lebih baik. Dengan menggunakan teknologi, maka sistem kerja kantor bisa berjalan dengan lebih efektif.

Jika sistem kantor berjalan dengan efektif, maka bisnis perusahaan juga bisa berkembang dengan baik. Hal tersebut juga akan berpengaruh pada keuntungan yang akan didapatkan, bukan? Maka dari itu, teknologi menjadi salah satu sarana pendukung agar sistem kantor dapat berjalan dengan lebih efektif, lebih cepat, lebih aman dan lebih hemat biaya serta waktu operasional kantor.Data yang 

Didapatkan Lebih Akurat

Selanjutnya dengan memanfaatkan bantuan teknologi, maka Anda bisa mendapatkan data yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis dengan lebih akurat. Perkembangan sebuah bisnis tentunya tidak akan dapat lepas dari yang namanya riset situasi dan kondisi pasar.

Hal ini diperlukan mengingat  tren, minat, kebutuhan dan situasi pasar target akan selalu berubah-ubah dari waktu ke waktu. Agar bisnis anda tidak tertinggal, maka anda harus sering-sering melakukan analisis data.

Kini Anda tidak perlu kesusahan dalam menganalisis data di lapangan, sebab sudah ada beragam teknologi perkantoran yang dapat dimanfaatkan. Sistem teknologi perkantoran ini akan membantu menghimpun seluruh data dan mengolahnya menjadi sebuah informasi yang berguna untuk mendorong perkembangan perusahaan Anda. Jika tidak menggunakan teknologi, maka informasi tersebut jelas akan sulit didapatkan.

Bayangkan bagaimana repotnya jika Anda harus mencari data secara manual melalui catatan survey, observasi dan wawancara langsung. Perusahaan Anda pun harus mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk membayar tenaga serta ongkos bensin dari tim surveyor yang turun langsung ke lapangan.

Selain itu, data-data yang dikumpulkan secara manual umumnya tidak dapat bertahan lama. Jika sudah disimpan terlalu lama, maka bisa saja data-data yang telah dikumpulkan dengan susah payah dapat sudah hilang atau rusak. Namun jika menggunakan teknologi, meskipun data-data yang disimpan sudah lama (semisal dalam kurun waktu bertahun-tahun) data-data tersebut tetap tidak akan berubah bentuk dan susunannya.

Selain itu, menyimpan data-data survei secara digital dinilai lebih hemat dari segi ruang penyimpanan, karena data-data penelitian Anda akan disimpan ke dalam sistem berbasis cloud (awan).

Memudahkan Komunikasi Antar Pekerja di Cabang Kantor Lain

Komunikasi menjadi salah satu kunci dari kesuksesan sebuah bisnis, baik perusahaan besar dan memiliki banyak cabang, ataupun perusahaan kecil yang baru berdiri. Komunikasi tetaplah menjadi hal yang penting dan tidak dapat Anda kesampingkan jika Anda ingin bisnis berjalan dengan lancar

Di sinilah lagi-lagi teknologi mengambil peranan untuk memudahkan seluruh elemen dalam perusahaan Anda dalam melangsungkan komunikasi dari satu elemen kantor dengan yang lain. Mari ambil contoh sebuah perusahaan yang sudah besar.

Perusahaan yang besar tentunya terdiri dari banyak komponen divisi atau bahkan sudah mempunyai anak cabang perusahaan yang tersebar di beberapa kota. Untuk bisa menjalankan sistem dengan lebih baik, maka seluruh cabang harus memiliki koordinasi yang baik dan sesuai pula.

Kondisi inilah yang membuat peranan teknologi menjadi sangat dibutuhkan. Dengan menggunakan teknologi, maka seluruh cabang kantor kita bisa langsung terhubung tanpa perlu khawatir adanya sekat ruang dan waktu.

Jadi meskipun kantor utama perusahaan kita terletak di Jakarta dan terdapat anak cabang kantor yang terletak di Surabaya, andai kata suatu waktu kedua perusahaan ini harus melakukan koordinasi, maka Kita dan tim bisa menyelenggarakan teleconference atau meeting jarak jauhmenggunakan bantuan aplikasi teknologi perkantoran yang sesuai.

Bantuan teknologi pun membuat sistem kantor bisa berjalan dengan lebih baik. koordinasi juga bisa dilakukan secara langsung oleh siapa saja. Intinya, teknologi memudahkan komunikasi antar pekerja.

Bahkan manfaat yang satu ini pun sangat terasa ketika kita menjalankan aturan WFH atau work from home.

Jadi, seluruh pekerjaan dan aktivitas kantor dapat berjalan seperti biasa tanpa harus repot pergi ke kantor. Seperti Anda bisa melakukan diskusi dapat dilakukan secara remote dari rumah masing-masing menggunakan bantuan teknologi komunikasi aplikasi chatting dan aplikasi teleconference, semisal Google Meet, Zoom dan Cisco Webex. Sangat mudah dan praktis sekali, bukan?

Pekerjaan Lebih Mudah dan Cepat Selesai

Teknologi bisa membantu kita untuk bisa lebih cepat dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, pekerjaan jadi mudah dan cepat selesai. Kita hanya perlu melakukan penginputan data saja sesuai dengan kondisinya, maka selebihnya teknologi akan menghimpun dan mengelolanya dengan baik. Segala aplikasi perkantoran memiliki peranannya masing-masing.

Jadi, kita harus tetap cermat dan selektif dalam memilih aplikasi-aplikasi mana saja yang dapat membantu pekerjaan di kantor. Salah menggunakan jenis aplikasi tentunya dapat berbalik menyerang kita dan menyulitkan pekerjaan alih-alih mempermudahnya.

Untuk itu, Anda harus memanfaatkan beberapa teknologi sesuai dengan kebutuhan. Namun ketika menggunakan teknologi, kita perlu melakukan beberapa pemeliharaan sistem agar teknologi bisa tetap berjalan efektif. Selain itu, kita juga harus tetap berhati-hati dan cermat saat melakukan proses input dan pengelolaan data.

Apabila kita tidak cermat atau ceroboh saat menginput data, maka besar kemungkinan hasil analisis data kita dapat dapat berujung pada sistem error atau mendapatkan hasil dan kesimpulan yang keliru. Jadi sebaiknya jangan berpikir bahwa kita bisa “menggampangkan” segala pekerjaan dengan bantuan teknologi, ya. Lebih baik tetaplah menjadi seorang user yang cermat agar pekerjaan kita dapat diselesaikan dengan baik.

Data Disimpan dengan Lebih Aman

Penyimpanan dengan menggunakan teknologi maka umumnya akan berjalan secara online. Oleh sebab itulah teknologi perkantoran mempunyai sebuah media khusus yang disebut dengan server. Adapun kegunaan utama dari server adalah untuk menyimpan beragam jenis data dan dalam berbagai ukuran.

Setiap server memiliki kekuatan dan kemampuannya masing-masing untuk bisa menampung data. Dengan menggunakan server, maka data bisa tersimpan dengan aman dan tidak akan mengalami perubahan.

Lebih bagusnya lagi, kapanpun Anda membutuhkan data tersebut, maka Anda bisa langsung mengakses server dan mengambil data-data. Data penyimpanan bisa dihimpun selama bertahun-tahun tergantung dari sistem yang ditetapkan oleh kantor.

Penyimpanan data dengan server jauh lebih aman dan hemat ruang dibandingkan dengan penyimpanan data secara manual di lemari kantor. Apakah kantor Anda saat ini sudah menggunakan sistem server untuk menyimpan data atau belum?

Meningkatkan Produktivitas

Seperti yang kita sudah pahami, teknologi bisa membantu kita untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Penyelesaian pekerjaan yang lebih cepat otomatis akan berpengaruh pada produktivitas pekerjaan di kantor yang semakin meningkat.

Dengan begini, maka kita bisa meningkatkan peluang untuk memajukan perusahaan. Sehingga nantinya kantor kita akan berkesempatan untuk membuat penghasilan yang lebih besar.

Namun kita juga membutuhkan pekerja yang memang bisa melakukan pekerjaan dengan menggunakan teknologi terbaru. Sebab kembali lagi, teknologi yang canggih masih tetap akan membutuhkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk mengoperasikannya. Hal ini dikarenakan teknologi baik secanggih apapun itu tetaplah merupakan sebuah mesin yang perlu untuk dinyalakan dan dioperasikan.

Akan menjadi sebuah investasi yang sia-sia jika kita sudah memfasilitasi kantor dengan beragam teknologi canggih, namun para pekerja di kantor Anda masih gaptek alias “gagap teknologi”.

Untuk meningkatkan produktivitas ini pun, kita bisa memberikan beberapa pelatihan khusus secara berkala kepada para karyawan. Melalui pelatihan-pelatihan ini, karyawan di kantor kita dapat menjadi lebih akrab dengan pengaplikasian teknologi jenis terbaru di kantor.

Memperbanyak Hasil Kerja

Penggunaan teknologi secara otomatis akan membuat pekerjaan berlangsung lebih cepat. Hal ini tentu membuat kita bisa memperbanyak hasil pekerjaan yang dirampungkan dalam satu hari.

Semakin banyak pekerjaan yang selesai, maka akan semakin lancar perputaran sistem pekerjaan pada sebuah kantor.

Dengan begitu, maka kita bisa lebih produktif dalam bekerja serta lebih hemat waktu. jika semua pekerjaan yang dijadwalkan dapat selesai pada tengah hari, otomatis kita masih mempunyai waktu lebih untuk melakukan pekerjaan selanjutnya atau menyusun rencana ke depannya. Bagaimana Banyak sekali bukan manfaat teknologi yang bisa diberikan untuk kantor agar bisa berkembang dengan lebih baik?

Memberikan Batas Pada Prosedur Kerja

Sebuah sistem kerja tentu harus memiliki aturan dan prosedurnya masing-masing. Hal ini dilakukan agar sistem memiliki batas untuk bisa memproses data yang dimasukkan. Jenis batasnya bisa ditentukan sendiri oleh kantor melalui pengaturan.

Dengan begitu, ketika data masuk ke system, maka data akan langsung dieksekusi sesuai dengan prosedurnya.

Pengelolaan dan pembatasan pekerjaan ini jelas akan jauh lebih mudah dengan teknologi. kita hanya perlu melakukan pengaturan sekali saja dan sistem akan berjalan seperti itu seterusnya, kecuali jika dilakukan perubahan.

Selebihnya, kita hanya perlu untuk melakukan kontrol dan pengawasan terhadap sistem kerja yang dijalankan oleh mesin. Cara ini sangat membantu para karyawan sehingga dapat bekerja dengan lebih hemat tenaga.

Penyimpanan Data Dapat Dikelola dengan Lebih Baik

Manfaat terakhir dari penerapan teknologi perkantoran adalah memungkinkan kantor mempunyai sistem pengelolaan data yang jauh lebih baik. Teknologi akan mengumpulkan dan mengolah data sesuai dengan kategorinya masing-masing. Dengan begitu, maka data akan disimpan secara rapi sesuai folder yang dipergunakan.

Semisal Anda membuat folder khusus untuk data survei pasar di periode waktu A, atau membuat folder khusus data-data perusahaan pada kurun waktu B.

Selain itu, data-data yang kita simpan pun dapat dipilah menurut susunan nama, jenis hingga waktu data tersebut diinput dan disimpan ke dalam system.

Cara-cara ini diterapkan tentunya agar kita bisa lebih mudah dalam hal melakukan pengolahan data. Jadi kita bisa melakukan perubahan sekaligus pengecekan kumpulan data yang tersimpan dengan mudah.

Bahkan beberapa data juga bisa dihapus sesuai dengan periode yang ditentukan. Hal ini dilakukan agar tempat penyimpanan tidak terlalu penuh dan data bisa langsung terupdate secara otomatis. Kapanpun jika merasa bahwa data-data yang disimpan sudah tidak diperlukan lagi, maka kita bisa segera menghapusnya. Sangat mudah dan praktis sekali, ya!

Macam-Macam Teknologi Perkantoran 

Beberapa teknologi perkantoran digunakan untuk memudahkan kita dalam menjalankan sistem kerja kantor. Jika menggunakan teknologi, maka pengolahan data bisa dilakukan dengan cepat dan efektif. Dengan begitu, maka bisnis dapat dijalankan dengan baik dan bisa memberikan keuntungan lebih besar.

Kira-kira apa sajakah jenis-jenis teknologi perkantoran yang sering digunakan di sebuah perusahaan bisnis? Berikut akan dijabarkan beberapa teknologi yang biasanya digunakan pada perkantoran. Kita bisa memanfaatkan teknologi teknologi perkantoran ini tentunya di perusahaan milik sendiri:

Voice Mail

Konsep kerja dari teknologi yang satu ini tidak jauh berbeda dengan penggunaan surat elektronik yang mana berfungsi untuk membangun sebuah sistem komunikasi. Namun jika surat menggunakan kata dan kalimat sebagai sarana komunikasi, voice mail ini menggunakan suara langsung untuk berkomunikasi.

Konsep kerjanya hampir sama dengan telepon, namun teknologi ini menggunakan jaringan internet dan Anda hanya bisa mengirimkan serta menerima pesan saja. Kita tidak bisa melakukan percakapan secara langsung.

Kalender Elektronik

Seringkali orang akan mengalami lupa karena berbagai alasan tertentu. Hal ini tentu akan mengacaukan jadwal yang sebelumnya sudah Anda susun. Agar tidak lupa maka Anda bisa menggunakan kalender elektronik. Teknologi ini memungkinkan Anda untuk memasukkan beberapa jadwal pertemuan.

Hal ini bisa membangun komunikasi dan notifikasi dengan lebih efisien. Anggota yang tergabung tak lagi ketinggalan jadwal penting. Jika terdapat perubahan maka bisa langsung dilakukan dan yang lain akan menerima updatenya.

Konferensi Audio

Teknologi canggih yang terbilang baru ini dimanfaatkan untuk menghubungkan beberapa orang yang berada di lokasi yang berbeda-beda melalui suara. Dengan begitu meskipun anggota rapat berada di tempat yang berbeda-beda, namun rapat bisa tetap dilangsungkan melalui sambungan tersebut.

Dengan adanya teknologi ini, maka segalanya bisa berjalan dengan lebih efektif dan juga cepat. Sistem kerja bisa tetap berjalan, namun tidak akan mengganggu kegiatan yang lainnya.

Videoteks

Teknologi ini menggabungkan antara sistem komunikasi video dan juga teks. Dalam sebuah komunikasi video Anda bisa melihat adanya teks pada layar yang sama. Dengan begitu Anda bisa lebih memahami komunikasi dengan baik. Teks biasanya akan berbentuk seperti narasi dan lain sebagainya. Teknologi ini bisa meminimalisasi kesalahan informasi yang mungkin terjadi.

Videoteks merupakan teknologi yang paling sering digunakan karena sangat mudah untuk bisa menyampaikan pesan dengan lebih efektif. Hal ini juga membuat orang yang menerima pesan dapat memahaminya dengan lebih baik.

Pengolah kata (Word Processing)

Dengan menggunakan teknologi, maka kita bisa menyiapkan seluruh data dengan mudah. Salah satu teknologi yang sering digunakan adalah pengolahan kata. Dimana kita bisa melakukan pengolahan, menyiapkan dokumen, menulis ataupun mencetak dengan menggunakan teknologi tersebut.

Teknik pengolahan kata akan memberikan kontribusi besar untuk melakukan pemecahan masalah dan memungkinkan Anda melakukan manajemen melalui komunikasi tertulis yang lebih efektif.

Desktop Publishing

Teknologi ini akan menghadirkan sebuah output khusus yang ditampilkan melalui media komputer. Kualitas dari outputnya sangat bagus dan mudah dipahami. Tampilan yang akan dihadirkan akan sama persis dengan yang terdapat pada dokumen aslinya. Dengan teknologi ini maka tidak perlu menyebarkan kertas untuk menyampaikan sesuatu.

Kita bisa menghemat kertas dan juga menekan biaya produksi. Dengan begitu jika masih terdapat revisi, dokumen bisa diubah terlebih dahulu sebelum diresmikan.

Konferensi Video

Konsepnya tak jauh berbeda dengan sistem konferensi audio, namun yang membedakannya adalah kita bisa melihat langsung seluruh wajah orang yang terdapat dalam konferensi tersebut. Sebuah sarana penghubung yang dibangun untuk mengumpulkan beberapa orang agar bisa saling berkomunikasi secara realtime.

Teknologi ini sangat mudah dilakukan dan irit biaya, Kita hanya perlu terhubung dalam layanan internet untuk bisa menggunakannya. Selain itu kita tidak perlu tempat khusus untuk mengumpulkan beberapa orang tersebut.

Image Storage and Retrieval

Teknologi ini dimanfaatkan untuk membentuk sebuah penyimpanan dalam ukuran besar. Dimana seluruh data akan disimpan pada tempat tersebut. Ketika membutuhkannya maka data bisa langsung dipanggil. Penyimpanan ini bisa terus berjalan dan dimanfaatkan untuk waktu yang lama. Jika tidak menggunakannya lagi maka kita bisa menyimpannya.

Hal tersebut bisa menjadi solusi ketika sebuah dokumen terhapus tanpa sengaja. Anda bisa kembali melihat pada bagian histori untuk mendapatkan file yang Anda cari. Dengan begitu maka masalah yang dialami akan mudah terpecahkan dengan cepat.

Transmisi Faximile

Setiap kantor tentu memiliki layanan telepon dan juga fax sebagai sarana yang menghubungkannya dengan pelaku bisnis yang lainnya. Dengan menggunakan teknologi ini, Anda bisa membaca dokumen yang dikirimkan melalui jaringan lain. Bahkan kita bisa membuat salinan dari dokumen tersebut.

Pengoperasian teknologi ini sangatlah mudah, Anda hanya perlu menggunakan kabel telepon untuk bisa terhubung. Untuk dapat mengirimkan fax pada orang lain kita membutuhkan nomor tujuan. Penggunaannya sama dengan telepon biasanya, namun kita bisa melampirkan dokumen tertentu.

Konferensi Komputer

Sistem konferensi memang populer digunakan karena bisa dengan mudah menghubungkan banyak orang dalam suatu jaringan tertentu. Dengan menggunakan konferensi komputer, setiap anggota yang terhubung bisa langsung melakukan pertukaran file secara lebih cepat. Dengan begitu kita tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Pertukaran informasi ini bisa dilakukan dimana saja selagi anggota terhubung dalam sebuah jaringan yang sama. Biasanya komunikasi ini akan dibangun oleh sebuah jaringan internet. Dimana saja setiap anggota bisa langsung mengakses internet untuk bisa terhubung dengan yang lainnya.

Surat Elektronik

Penggunaan teknologi memungkinkan kita bisa berkomunikasi dengan lebih mudah dan efektif. Dengan menggunakan teknologi ini kita bisa mengirim atau menerima pesan dengan lebih cepat. Kita dan anggota lain juga bisa langsung terhubung antara satu dengan yang lainnya untuk bisa membangun sebuah sistem kerja yang optimal.

Dilengkapi dengan sistem penyimpanan, teknologi surat elektronik membuat pengguna bisa lebih mudah untuk menyimpan beberapa pesan penting. Teknologi ini juga merupakan salah satu solusi dari kelemahan dari penggunaan telepon konvensional. Tertarikkah kita untuk mencoba menerapkan teknologi surat elektronik ini di kantor?

Bagaimana, menarik sekali bukan pembahasan artikel edisi kali ini? Demikianlah penjelasan mengenai teknologi perkantoran. Adapun dari pembahasan di atas, kita dapat melihat dan menarik kesimpulan bahwa semakin lama teknologi akan semakin dibutuhkan oleh masyarakat, termasuk oleh para pebisnis dan pengelola kantor.

Teknologi perkantoran akan sangat dibutuhkan ketika bisnis mulai berkembang. Hal ini dikarenakan semakin besar kantor dan bisnis Anda, maka otomatis akan ada semakin banyak data yang harus diolah oleh perusahaan untuk memelihara keberlangsungan bisnis di masyarakat.

Dengan bantuan teknologi, kita bisa melakukan segala sesuatunya dengan lebih mudah. Meskipun terjadi kesalahan, namun kita bisa dilakukan pengecekan kesalahan melalui sistem dengan lebih mudah. Kondisi ini jelas akan jauh sekali berbeda jika dibandingkan dengan kantor yang tidak menggunakan pengaplikasian teknologi dalam sistem operasionalnya.

Kantor-kantor yang tidak menggunakan teknologi perkantoran untuk bekerja jelas harus mengupayakan usaha dari setiap pekerjaannya hingga dua kali lipat lebih melelahkan, lebih boros waktu dan tenaga, serta boros biaya.

Jadi, kami sarankan jika kita mempunyai perusahaan atau kantor sendiri saat ini, mari gunakanlah teknologi perkantoran untuk memudahkan pengelolaan sistem pekerjaan sehari-hari di kantor.

Semoga rekomendasi alat-alat teknologi perkantoran di artikel edisi kali ini pun dapat sungguh-sungguh kita terapkan di dunia nyata. Tetaplah semangat mencoba inovasi baru untuk memajukan bisnis, ya!

Source: https://markey.id/blog/technology/technology-plan/teknologi-perkantoran